Il foglio presenze è un valido strumento per monitorare la presenza dei dipendenti nella propria azienda su base giornaliera, settimanale o mensile. La legge non impone l’obbligatorietà di un registro per verificare la presenza dei lavoratori, pertanto la scelta di istituirlo e l’impostazione della rilevazione presenze sono a discapito delle singole aziende. È comunque raro trovare organizzazioni, soprattutto quelle che vedono la presenza fisica in sede dei lavoratori, che non abbiano in essere una modalità di verifica poiché dalla stessa discendono importanti dinamiche, tra cui le buste paga dei dipendenti.
Come scegliere il foglio presenze
Sarà l’azienda che a seconda delle sue risorse e abitudini, sceglierà in che modo impostare il proprio foglio presenze. Ne esistono diversi modelli ma i due più utilizzati sono quelli creati tramite il programma informatico Excel o attraverso specifici software hr. La scelta sull’utilizzo di un particolare strumento dipenderà inoltre sul tipo di lavoro svolto dai dipendenti di una determinata azienda e dal numero degli stessi. In linea di massima, le valutazioni sulle modalità di rilevazione sono basate su tali aspetti.
Foglio presenze Excel
Come detto, i sistemi più utilizzati sono Excel o i software hr deputati alla rilevazione presenze. Il primo è maggiormente utilizzato da aziende con un numero non elevato di personale. Questo perché il loro utilizzo non è del tutto meccanico ma bensì è necessario l’inserimento dei dati in maniera manuale. Un’operazione che richiede del tempo e, vien da se, che al crescere del numero dei dipendenti aumentano anche le ore di lavoro del settore delle risorse umane. Quest’ultimo, oltre a dover ricordare al personale di aggiornare le entrate, le uscite e le tipologie delle giornate di lavoro sul foglio presenze, dovrà successivamente controllare i dati ed elaborarli al fine di formalizzare le buste paga o, qualora servissero, statistiche o report. Il foglio presenze consiste in un documento con nome dell’impresa, nome e cognome del lavoratore più altri dati personali, periodo di riferimento, turno di lavoro/tipologia assenza. Chi ha poca dimestichezza con l’utilizzo di Excel, cercando su internet potrà fare riferimento a modelli standard (qui è possibile trovare lo stampabile foglio presenze mensile da compilare gratis), aggiungendo o togliendo informazioni, diciture o campi da compilare.
Stabilita l’impostazione che verrà data al foglio è importante formare ed istruire tutti i dipendenti dell’azienda sulle modalità di inserimento dei dati e le procedure per la consegna a seconda delle scadenze prestabilite. Occorrerà quindi organizzare corsi di formazione per far comprendere l’importanza del foglio presenze.
I vantaggi di un software hr
La soluzione migliore per chiunque voglia adottare una modalità di rilevazione presenze è affidarsi ad un software hr in grado di gestire in piena autonomia l’annosa mansione. Sono strumenti davvero intuitivi ed efficienti che consentono un notevole risparmio di tempo. Ogni dipendente potrà indicare il tempo trascorso a lavoro semplicemente attraverso l’utilizzo di dispositivi tecnologici come pc e smartphone o badge. A questo si aggiunge la possibilità da parte dei manager di inserire informazioni utili, come ad esempio compiti da svolgere durante determinate fasce orarie o commenti sull’andamento del lavoro. Non solo la rivelazione presenze si snellisce, ma ne beneficia anche la comunicazione tra i membri dell’organizzazione. Inoltre, i sistemi in commercio sono molto intuitivi, così da non dover pensare ad alcun tipo di formazione per l’utilizzo dei software.
È la soluzione perfetta per ogni tipo di azienda ma soprattutto per quelle che hanno un gran numero di dipendenti da dover quotidianamente gestire. La visione d’insieme che l’applicazione restituisce, aiuterà i responsabili delle risorse umane ad organizzare efficacemente le squadre ed i team di lavoro ed anche per capire come le ore di lavoro dei dipendenti si ripercuotono sul libro paga. uno strumento in grado di migliorare la gestione aziendale ed il benessere dei propri dipendenti.
